Архивирование — это не только и не столько операция с компьютерными файлами, которые нужно переслать. Пожалуй, гораздо чаще чем в компьютере архивы попадаются в реальной жизни. Любая деятельность, связанная с коммерцией предполагает составления огромного числа документов, которые для удобства собираются в папки. Но любое дело рано или поздно заканчивается и эти документы теряют свою актуальность.

Правда это не значит, что они уже никогда не понадобятся и из них можно делать бумажные самолётики. Рано или поздно любой, абсолютно любой документ может понадобится в деле, о возможности которого вы, вероятно даже не подозревали, когда его составляли. И достать его нужно будет очень и очень быстро. Вот почему архив документации должен быть организован так, чтобы не занимать большого пространства, но вышеупомянутые неактуальные папки с документами должны в нём храниться в строгом порядке.

Варианты того как же оборудовать архив сильно зависят от объёма накапливаемой информации. Кому-то, кто составляет относительно немного документов может вполне хватить и одной полки в обычном шкафу. Но большинство даже достаточно небольших организаций нарабатывают до одного-двух десятков папок документов в год и им нужно не только отдельное место в помещении для хранения архива, но и специальная мебель — архивные стеллажи. Обычно это достаточно простая и лёгкая конструкция из металла, которая позволяет, с одной стороны, удобно хранить папки с архивными документами в установленном порядке, а не грудой, а с другой, всегда иметь возможность добраться до нужной папки.

Архивные стеллажи бывают двух основных видов: стационарные и мобильные. Со стационарными всё понятно — это просто металлический каркас с полками, а мобильные — это аналогичная конструкция, только на колёсиках. В интернете советы на тему: «выбрать архивные стеллажи» очень разнятся от сайта к сайту именно по пункту выбора мобильных стеллажей. И тут всё действительно неоднозначно. Дело в том, что основное преимущество мобильных стеллажей — возможность их сдвинуть вместе на время, когда они не используются и, таким образом сэкономить пространство на проходах между ними. А когда возникает необходимость, тот или иной стеллаж с папками просто выдвигается. С другой стороны для проведения всех этих операций тоже нужно место. Так экономят ли мобильные стеллажи место или нет? Они действительно позволяют использовать площадь более рационально. Однако при этом требуют изначально очень ответственно подходить к процессу своего размещения. Разница со стационарными стеллажами заключается в том, что дополнительное место может быть сосредоточено не в узких проходах, которые не используются вне работы с архивом, а в виде одного пространства ближе к центру офиса, в котором вполне можно ходить и стоять в обычное время и просто не загораживать его ничем громоздким. Тогда действительно использовать подвижные стеллажи очень выгодно.