Тем, кто ищет помещение впервые, советуем для начала четко сформулировать, зачем вам офис, какой именно требуется (представительство, офис продаж, шоу-рум, «тихий офис» и т. д.) и сколько вы готовы платить. Требования к арендуемому помещению зависят от того, что за бизнес вы для себя выбрали. Так, интернет-магазину достаточно нескольких рабочих мест для диспетчеров. Туристической фирме подойдет офис в историческом центре, на первом этаже, или же в крупном торговом центре.

Затем прикиньте, будет ли у вас поток посетителей и нужен ли вам секретарь на входе. Подумайте о количестве телефонных линий и подходящем интернет-провайдере. Составьте перечень характеристик идеального, по своему разумению, офиса и решите, какими пунктами из списка вы готовы поступиться, чтобы свести затраты к минимуму. Потому что желанный «офис 30-50 кв. м, с хорошим ремонтом, на первом этаже с отдельным входом, в центре города, первая линия домов, недорого» - это почти невозможно. Чем-то явно придется пожертвовать.

Большую часть списка можно получить, отказавшись от центра. В спальном районе, ближе к конечным станциям метро и остановкам общественного транспорта, вы вполне можете найти подходящее помещение. Ну, а сносный вариант не на окраине, вероятно, будет офисом в бизнес-центре класса С. То есть помещением на территории бывшего советского НИИ или какого-нибудь завода.

Способы поиска

Поисковая система по ключевому сочетанию аренда офиса выдаст огромное количество ссылок на сайты агентств недвижимости. Но! Во-первых, все небольшие агентства (а их большинство, о «китах» мы здесь даже не упоминаем) пользуются обычно общедоступными рассылками и базами, предлагая в итоге одни и те же объекты. А во-вторых, чтобы найти среди массы предложений именно ваше, придется потратить немало времени и сил: даже если вариант вас вроде бы устраивает, может проявиться множество «подводных камней». Начиная с того, что по соседству вдруг обнаружатся ваши прямые конкуренты, и заканчивая пресловутым человеческим фактором: некоторые арендодатели тщательно «фильтруют» своих будущих постояльцев. Хозяева помещений порой категорически возражают против размещения в своем здании представителей того или иного бизнеса. Это зависит как от их негативного личного опыта, так и от расхожих стереотипов. Так, бывает нелегко найти помещение только что открывшимся туристическим, юридическим компаниям, а также кадровым агентствам.

Если вы решили искать офис с помощью агентства недвижимости, знайте: сначала вам предложат заключить договор. Он может называться «договором поручения», «договором оказания услуг», но суть не меняется: в соответствии с этим документом сотрудник агентства будет предлагать вам варианты и сопровождать вас на показах. Настаивайте, чтобы риелтор действительно представлял ваши интересы, а не стремился побыстрее вас «заселить». Стоимость услуг агентства обычно составляет от 50 до 100% от месячной стоимости аренды. В тексте договора должно быть указано, что оплачивать услуги агентства вы будете только после того, как будет заключен договор найма нежилого помещения между вами и собственником.

Можно попытаться найти офис самостоятельно, без посредника, пользуясь базами бизнес-центров. Вы можете искать среди имеющихся предложений, а можете просто звонить представителю собственника или управляющей компании по указанным в базе телефонам и спрашивать, нет ли свободных площадей в интересующем вас здании.

В объявлениях о сдаче офиса в аренду обычно указана цена одного квадратного метра в год. Чтобы вычислить стоимость аренды в месяц, умножайте эту цифру на количество метров и делите на 12. Имейте в виду: собственник может потребовать заплатить ему так называемый «депозит», а это как минимум еще одна сумма оплаты за месяц.

Впрочем, бесплатный сыр бывает сами знаете где… Поэтому, если не хотите платить риелтору, то на неопределенный срок вам придется самому превратиться в него. А это, поверьте, нелегкий труд. Вполне вероятно, что после нескольких разговоров по телефону с собственником здания или его эксклюзивным представителем вам захочется делегировать поиск помещения профессионалам.

Словарь в помощь начинающему арендатору

Арендная ставка - выясните у владельца помещения, что именно он понимает под выражением «ставка аренды», включены ли в нее НДС, коммунальные платежи, эксплуатационные услуги.

Класс здания (А, В, В+, С) - существует несколько классификаций разделения зданий на классы. В разных городах они могут разделяться по разным признакам.

Коммунальные платежи - оплата коммунальных услуг может входить в стоимость аренды офиса, а может и оплачиваться отдельно. Сумма обычно не превышает 10% от «голой» арендной ставки.

Коридорный коэффициент - соотношение реально используемой площади и арендуемой. С учетом коридорного коэффициента следует рассчитывать стоимость аренды санузлов, коридоров, подсобных помещений.

Shell & Core - состояние помещения «под отделку».

Open space - большое помещение, не разделенное капитальными стенами. Внутри делится на зоны с помощью офисных перегородок. В американских фильмах в основном фигурируют именно такие офисные интерьеры. Плюсы: open space соответствует современным формам управления, стимулирует инициативу у сотрудников, позволяет максимально эффективно использовать каждый сантиметр площади. Минусы: существует дефицит подходящих офисных помещений. Кроме того, для такого офиса нужна специальная мебель, позволяющая трансформировать рабочие места в зависимости от меняющихся задач, а такая мебель дороже традиционной.

Парковка - бывает организованной или стихийной. При переговорах с собственником выясните, какое количество машино-мест на охраняемой парковке вам положено. Для посетителей желательно наличие гостевой стоянки.

Пропускной режим - если он жесткий, в этом есть как плюсы, так и минусы. Плюсы: к вам не наведаются незваные гости. Минусы: встречать своих посетителей и заботиться о пропусках для них вам придется самим.

Охрана - сразу выясните, входят ли в стоимость аренды услуги охраны. Может случиться так, что договор с охранным предприятием вам предложат заключить отдельно, и ваши расходы по содержанию офиса возрастут. А заодно поинтересуйтесь, что входит в обязанности охранников, распространяется ли их ответственность на оставленные на стоянке автомобили, круглосуточно ли ведется дежурство, оборудовано ли рабочее место охранника системой видеонаблюдения и т. д.

Ремонт - обязательно необходимо уточнить, кто, в какие сроки и за чей счет будет делать ремонт:
• Вариант №1: арендатор делает ремонт за свой счет. Обычно это выгодно строительным фирмам, имеющим свои стройматериалы и рабочие руки. Вы можете рассчитывать на арендные каникулы, во время которых делаете ремонт и не платите арендную плату.
• Вариант №2: арендатор делает ремонт в счет арендной платы. В этом случае обязательно составление сметы расходов на ремонт, а также достижение договоренности с собственником помещения насчет сроков ремонта и зачета расходов в счет аренды (возврат денег, арендные каникулы, понижение арендной ставки).
• Вариант №3: собственник помещения делает ремонт за свой счет. Перед началом ремонта обычно достигается договоренность с клиентом об аренде именно этого офиса, и ремонт может производиться уже с учетом его пожеланий.

Срок аренды - обычно от 3 до 5 лет. Договор сроком до 1 года не подлежит обязательной государственной регистрации, поэтому вам могут предложить заключить договор на 11 месяцев с последующей пролонгацией.

Страховой депозит - от одной до трех месячных ставок аренды. Сумма, с помощью которой хозяин помещения стремится обезопасить себя на случай невыполнения арендатором своих обязательств.

Тихий офис - одно из двух. Или на предприятии, которое предлагает в аренду «тихий» офис, жесткий пропускной режим и строго соблюдаемый график работы, и оно заинтересовано в арендаторе, к которому не будут приходить посетители. Или это помещение не выведено из жилого фонда, и его владелец хочет сдать его под офис, не привлекая к себе внимания соседей и контролирующих органов. От вас потребуются соблюдение конспирации и теплые отношения с жильцами дома.

Эксплуатационные расходы - помимо ставки аренды и коммунальных платежей вам могут предложить оплачивать еще и эксплуатационные расходы по обслуживанию помещения. В последнее время наметилась тенденция объявлять только ставку аренды в чистом виде, а все остальные расходы плюсуются сверху и возлагаются на арендатора помещения.